9月16日

GPTプロンプト活用のススメ！業務効率を劇的に改善する方法

AIやデジタル化に興味はあるけれど、なかなか一歩を踏み出せない中小企業の社長さん、必見です！ChatGPTはご存知ですか。まだの方は、こちらの記事を！　今回は、プロンプトの作成の基本をご紹介します。プロンプトについてはシリーズ化しますので、そちらもお楽しみに。

この記事の３つのポイント：

成果が出るプロンプトとでないプロンプトの差
ChatGPTの仕組みから考えるプロンプト
成果が出るプロンプトのコツ

成果が出るプロンプトと出ないプロンプトの差

それは【パターン化しない】から。

それだけです。実例を。

こんな場面。『会社でシステム化を進めなければならないと社長から指示が出た。でも自分は社内SEとして経験が浅く、よく分からない。どうしたらいいんだろうか。』

（GPTで色々調べられるらしい、やって見よう）

「会社　システム化　進め方　分からない」と入力

GPTに聞くと回答がこちら

「会社でシステム化を進めるためには、以下のステップに従って計画的に進めることが効果的です：

1. 課題の特定

業務の洗い出し： どの業務が非効率で、どのプロセスが改善の余地があるのかを把握します。
問題点の特定： システム化によって解決したい問題や課題を明確にします。

2. 要件定義

要件の収集： 関連部門から要件を収集し、どの機能が必要かを明らかにします。
優先順位の設定： 必要な機能に優先順位をつけ、実装の順序を決定します。

3. システム選定または開発

ソリューションの選定： 市場にある既存のソリューションを検討するか、カスタム開発が必要かを決定します。
ベンダーの選定： 必要に応じて、外部のベンダーや開発者を選定します。

4. プロジェクト計画と管理

プロジェクト計画： 具体的なスケジュールを立て、リソースの配分を計画します。
リスク管理： プロジェクトにおけるリスクを特定し、対処計画を立てます。

5. 実装とテスト

開発と実装： 選定したソリューションの設定やカスタマイズ、開発を行います。
テスト： 実際の業務データを用いてシステムのテストを行い、問題点を修正します。

6. 運用と評価

トレーニングと導入： 従業員に対して新しいシステムの使い方をトレーニングします。
システムの評価： システムが業務の効率化に貢献しているかを評価し、必要に応じて改善します。

7. 継続的な改善

フィードバックの収集： ユーザーからのフィードバックを定期的に収集し、システムを更新します。
技術の更新： 新しい技術や改善方法があれば、システムをアップグレードします。

システム化のプロセスは複雑であり、計画的に進めることが成功の鍵です。経験が浅い場合は、専門的なアドバイスを求めるか、少しずつ責任あるポジションに挑戦することで、徐々にスキルアップしていくことが重要です。

一見すると、良くまとまっています。「これで行けるかも！！」って期待感が高まりませんか。

１分後に期待感はしぼみます。

「結局のところ、何から、どうやればいいの。まず、社長に進め方、報告しなければいけないのに、この回答、知らないことだらけ・・・？？？？」

使えない　、ではありません。それは、パターン化せず、GPTに聞いたから。

あなたの聞き方が、少しマズかったのです。

まず、GPTについて先に知っておくと良いです。

GPTの基本的な仕組みと利点

GPTとは、自然言語処理技術を使ったAIの一種で、文章生成や質問応答などが得意です。

これだと良く分からないので、図解を。ダウンロードはこちら↓

GPTの最大の特徴は、事前学習とファインチューニングです。

事前学習とは、インターネットから集めまくった文字情報（実際は画像や音声、動画も）を、単語、単語のつながり、文意、文と文のつながり、段落、文意、段落の意味など、考えられないほど学習しています。

ただし。広く広く広く、浅い（浅いと言っても私たちは到底およびません）。

だから、さっきのように「会社　システム化　進め方　分からない」と入れると、広く標準的な回答を「きちん」とします・

GPTの仕組み、事前学習から言って、実に全うです。だから聞き方＝パターン化が重要。です。

ファインチューニングが鍵だった！！

GPTはファインチューニングという、プロセスがあります。

これは、事前学習データを元に「より深く、より狭く、より高度に、より専門的」に、調整するものです。

さきほどのシステムで言えば、ファインチューニングには以下のような項目や軸で、事前学習を調整＋追加学習しています。

・【システム】システムとは、システム構築の基本、システムの重要点、なぜシステムが止まるのか、老朽化したシステムのリスク・・・・加えて、【質問への回答】もファインチューニングしてます。　全般的に答える。詳しく答える。体系的に答える。箇条書き、ポイント絞る　詳細な説明、などなど。

つまり、GPTは「会社　システム化　進め方　分からない」という質問で、

単語の羅列　文意を推論　体系的　一般的語彙　当たりを判別したので、【正確に体系的一般的回答】をしました。　

パターン化したプロンプトの効果

パターン化したプロンプトで、再度聞いてみましょう。

#ゴール：システムに詳しくない社内SEにシステム化推進のポイントを、わかりやすく回答する。

#テーマ：社長指示の社内システム化推進

#情報

・質問者はシステムに詳しくない

・回答は体系的。なぜなら、後で提案資料にするから。

・会社は卸売業　国内中小で、事務用品が扱い　

・社内には、受注管理システムはあるが、販売管理と在庫は、エクセルでやって手作業が多い

・最終的には全体システムにしたい

・とりあえず、課題の大きいところシステム化したい

・回答を元に提案資料をつくりたい

#強調ポイント

・回答は体系的に

・回答は分かりやすく書く。

・回答は上記#情報を充分に使う

#回答の書式

・GPT自身が最良のものを自身で提案し、当てはめる

（お願いします）

これをプロンプトにした回答がこちら。

「社長からの指示に基づき、社内システム化を推進するための体系的でわかりやすいポイントを以下にまとめました。これは後で提案資料としても使用できるように構成しています。

1. 現状の課題の特定

現在のシステム概観： すでに受注管理システムは導入されていますが、販売管理と在庫管理はExcelで運用されており、手作業が多いため効率が悪くエラーが発生しやすい状況です。
改善すべき主な課題： 販売管理と在庫管理のプロセスの自動化・効率化が急務です。

2. システム化の目標の設定

短期目標： 販売管理と在庫管理のシステム化を優先的に行い、日常業務の効率化を図ります。
長期目標： 全ての業務プロセスをカバーする統合システムへの移行を目指します。

3. システム選定の基準

機能性： 販売管理と在庫管理を一元化できるシステムを選定します。重要な機能には、在庫のリアルタイム更新、自動注文処理、販売データの分析ツールなどが含まれます。
拡張性： 将来的に他のシステム（例：会計システム、ECサイト等）と連携可能なシステムを選ぶことが重要です。
ユーザーフレンドリー： 非技術者も簡単に操作でき、トレーニングコストが低いシステムが望ましい。

4. 実装計画

フェーズ1： 販売管理と在庫管理システムの導入。具体的な時期、必要リソース、予算を設定します。
フェーズ2： その他の業務プロセスの統合と自動化を段階的に実施。

5. ベンダーの選定と協力

ベンダー選定基準： 実績のあるベンダー、良好なサポート体制を持つベンダー、コストパフォーマンスの高いベンダーを選びます。
パートナーシップ： ベンダーとの強固な関係を築き、カスタマイズや将来的なサポートを確保します。

6. 継続的な評価と改善

フィードバックの収集： システム導入後、定期的にユーザーからのフィードバックを収集し、改善点を特定します。
パフォーマンスのモニタリング： システムのパフォーマンスを監視し、必要に応じて技術的なアップグレードを行います。

この計画は、社内のシステム化を効果的に推進するためのロードマップとして機能し、従業員の業務効率を大幅に向上させることが期待されます。提案資料としても使えるように、各ポイントは具体的かつ実行可能なステップを含んでいます。」

先ほどより、具体性が増しています。また、実際に動けそうに書いてます。#強調ポイントに、予算は少なめ、ノーコード利用、チーム体制はなし、など追加すると更に良くなります。

成功事例とその効果

実際に、GPTと自動化を、営業支援に導入した卸売業では、営業部長は忙しく、担当者に指示出しが困難だったのを、解決。時間を70％近く削減しました。あなたのビジネスも、このような成功を手に入れることができます。詳しいことは、＜ラウンジの事例＞でどうぞ

まとめ

聞き方、それがGPT活用の全てと言っても良いです。

パターン化、ゴール、テーマ、情報、など、GPTに詳しく与えると【ファインチューニングが効きます】　反対はダメです。上記の例を参考に、今すぐ、GPTを使ってみてください。効果の違いに驚くはずです。（さきほど、の２番めの回答をGoogle検索しながらやったら、１週間はかかると思います）

中小企業にとって大きなメリットがあります。以下のポイントを押さえて、ぜひ導入を検討してください：

業務効率の大幅向上
プロンプトの工夫
成功事例から学ぶ効果

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