9月27日

中小企業向け！デジタル化で業務改善を成功させる第一歩

こんにちは、中小企業の経営者の皆さん。日々の業務に忙殺され、デジタル化の重要性を感じているものの、なかなか実行に移せないという方も多いのではないでしょうか？　忙しくて「見れない、考えられない、動けない」という状況が続くと、業務効率が上がらないだけでなく、競争力も低下してしまいます。

そんな状況を打破するために、今日はデジタル化の第一歩をどう踏み出すか、具体的な方法をお話しします。少しのステップで、大きな成果が得られることに気づいていただけるはずです。

デジタル化は一部から始めよう

「デジタル化」と聞くと、全ての業務を一気に変えなければならないと感じる方も多いでしょう。しかし、実際には、一部から始めることで十分な効果を得ることができます。例えば、業務効率化ツール「kintone」を導入するだけでも、驚くほどの業務改善を実現できます。具体的な例としては、タスクの進捗状況を口頭で確認する必要がなくなり、案件情報をメールで転送する手間や、顧客情報を手作業で見積書に転記する作業も大幅に削減されます。こうした無駄な作業を減らすことで、社員の本来の業務に集中する時間を確保でき、全体の生産性が向上します。

導入の手順・ポイント

デジタル化を部分的に導入するためには、以下の3つのステップが効果的です。

ステップ1：現状の業務を見える化する

まず最初に、現状の業務フローを見える化することが重要です。どの業務が無駄に時間を取っているのか、どの部分がデジタル化によって効率化できるのかを具体的に洗い出します。現状を可視化することで、次のステップが明確になり、最適なデジタル化の進め方を選ぶことができます。

ステップ2：小さな部分からデジタル化を始める

全ての業務を一度に変えるのは非常に難しいので、まずは小さな部分から始めましょう。顧客情報の管理といった、日常的に頻繁に行われている業務からデジタル化を進めることで、少しずつ全体の業務を効率化していくことができます。小さな成功体験を積み重ねることで、社員の理解と協力も得やすくなります。

ステップ3：効果を測定し、次のステップへ進む

デジタル化の効果をきちんと測定することも大切です。導入によって得られた改善効果を具体的な数値で把握し、その結果を基に次のステップへ進めましょう。効果が見える化されれば、次に取り組むべき部分のデジタル化もスムーズに進めることができます。

デジタル化の効果

デジタル化を部分的にでも、導入することで得られる効果は大きく、試算の結果は以下のようなものです。

例えば、仕事の進捗を電話や口頭で確認する、案件や顧客の情報をエクセルや台帳で調べる、注文を紙からエクセルに転記する作業を、１日３時間やっていた場合、

現時間　３時間
年間労働日数　２４５日
担当者の時給　１８００円
年間削減コスト　１３２万円　（３時間がほぼ無くなった場合）
営業利益率　4%
売上換算　　　　３３００万円
つまり、０にならないまでも、担当従業員の方の業務コストが下がれば、単純にコストダウン。逆に、業務をそのままにしておけば、そのコストはそのままかかるので、コスト吸収するには、営業利益率にもよりますが、３３００万円も必要、ということです。御社の案件１件単価、１ヶ月の売上・・・これを想像してみてください。デジタル化によるコストダウンは可能です。
そして、大事なのは、【無くなった業務時間を何に充てるか】です。営業獲得？マーケティングのための公式サイトの見直し？　本来、出来る、すべき仕事はたくさんあります。

まとめ

デジタル化は、全てを一気に変えるのではなく、一部から始めることが成功の鍵です。小さな一歩でも、ムダ作業の削減、コストの削減、そして売上の増加という大きな成果を手に入れることができます。中小企業の経営者の皆さん、まずは小さな一歩を踏み出し、デジタル化による効果を実感してみてください。あなたの企業の未来は、今すぐの行動によって大きく変わるかもしれません。 01switchでは多くのkintone導入によるコスト実績があります。ぜひご相談ください。