10月15日

なぜ集計作業が非効率？エクセルから解放される方法とは

集計。

Excelを使う企業で良くある作業です。「あっちのファイルとこっちのファイルのデータを見ながら、この表に転記して・・」普通にやっています・・が、課長・部長が欲しいのは、実は【集計された情報】では？

集計作業、そろそろやめてみませんか。結果として、日々の業務に忙殺される中で、重要なデータを見逃してしまいかねません。集計したから見えるのでなく、別の大事を見逃す・・・今日は、こうしたことを気づき、解消する提案です。

そもそも・・

なぜあなたは、集計作業に膨大な時間を費やしているのでしょうか。それは、Excelを使っているからかもしれません。Excelは確かに便利で広く使われているツールですが、データが増加し複雑化するにつれ、管理が次第に難しくなります。あっちこっちの帳票のデータを目で見て、電卓を叩いて、別のシートに転記する。あっちこっちの帳票のデータを目で見て、電卓を叩いて、別のシートに転記する。あっちの・・・

例えば上記のExcel。きれいに集計出来ています。今日は１５火曜日です。集計終わって午後３時。

そこへ、先輩のAさんが来て、あなたに「悪い、悪い。３日の山田商事だけど、追加注文渡すの忘れてたわ・・ハハ」　

あなた：「いくらですか？」（もう課長に２週集計報告出しちゃったよ）

Aさん：「12万円」

あなた「え！？」

Aさん：「あと、よろしく」

あなた：「・・・・」（この表の前に、２つも直すんだけど怒。課長への説明、自分でしてくれ怒）

これ、kintoneなら、Aさんのうっかりを防ぐのは難しいですが、再報告のため作業は不要です。

右が修正前

修正作業がこちら！　

修正後がこちら　

少しわかりにくいですが、集計グラフも瞬間変わってます。

kintoneに変われば、当然、課長は毎日数字見れます。見てます。

あなたは、「Aさんの受注報告漏れです」ってメールすれば良いだけ。それで終わりです。

こうなると、Excel時代は、課長は「何日になったら、集計を急がせよう。何日に確認しよう！」から、

「毎日、リアル更新します。部長、必要なデータは自動集計されますので、いつでもご覧ください」に、変わります。部長の動きも変わります。

これで、Excelの集計作業は無くなりました。あとは、Aさんの忘れグセを直せばOKです。（これもデジタル化で解決できますが、別で）

結果として、欲しいのは、【集計された後の情報】です。転記間違いがあったら、誤った情報を基にした意思決定を行ってしまうリスクが生まれます。そのために、チェックする。その意味はありません。集計が自動なら。

自動集計出来る仕組みにすれば良いだけです。

kintone解決の手順・ポイント

現状の把握：まず、現在のデータ管理方法を見直し、どの部分が非効率かを特定します。この段階では、どのデータが手動で管理されているのか、どれだけの時間が費やされているかを確認します。まあ、Excel使ってる、からで良いです。課題はそこです。
デジタルツールの導入：次に、部分的にデジタルツールを導入し、データの統合と可視化を開始します。kintoneが適してます。これにより、分散しているデータを一元化し、リアルタイムでの分析が可能になります。
継続的な改善：最後に、デジタルツールを活用して得られたデータの分析結果を基に、業務プロセスを継続的に改善していきます。というか、上記のように自然に、変わります。これにより、長期的な効率化が図られ、さらなる成長が期待できます。

効果は・・

ほとんど、ここまでの説明で書きましたが、まとめると。。

コスト削減：データ管理の効率化により、無駄な作業が大幅に削減され、その結果としてコストが削減されます。手作業でのミスが減り、修正作業も少なくなるため、人的リソースの最適化も可能です。
売上の向上換算：作業が自動化されて無くなると、金銭コストに即、反映・減少します。上記の例でないにしろ、毎日１時間集計してたら、441,000円／年,売上換算で、1500万円近くになります。（営業利益率換算）
意思決定の迅速化：データが統合され、いつでも正確な情報にアクセスできることで、意思決定が迅速に行えるようになります。課長に、帰り際に、呼び止められることもありません。

まとめ

【何をしている】か、より【何を欲しいのか、何を出せば良いのか】です。改善提案を課長は聞かないわけにはいきません。

デジタル化による集計作業の改善は、コスト削減や売上向上を実現するための不可欠なステップです。まずは現状を正確に把握し、つまり「Excelって便利じゃないかも！？」がスタートです。そして、継続的に改善を重ねることで、長期的な成長を支える強固な基盤が築かれます。あなたの会社の未来を明るくするために、今すぐアクションを起こしましょう。

ちなみに、Excel自体は、めちゃくちゃ優れたツールです。ですが、企業において便利に使うには、高度な知識や工夫が必要。kintoneならそれは要りません。

01switchには、多くのkintone導入事例（弊社運営のオウンドメディアにリンクします）があります。ぜひ、お気軽にご相談ください。