デジタル化の第一歩！業務改善を部分導入から始める方法

こんにちは、デジタル化を進めるAIDX空港のブログへようこそ。

日々の業務が「見ない、考えない、動かない」状態に陥っていませんか？特に中小企業の経営者や業務担当者の方々、日々の業務に忙殺されている中で、デジタル化の必要性は感じているものの、「どこから始めればいいのか？」という疑問に直面することが多いのではないでしょうか。業務改善は待ったなしの課題ですが、何から手をつければ良いのかが見えづらいのは、多くの企業で共通する悩みです。

まずは見える化

実は、デジタル化はすべてを一気に変える必要はなく、一部の業務から始めるだけで驚くほど効果的に業務改善が進みます。

例えば、毎月の売上集計作業を自動化し「見える化」する、形式が異なるデータを一元的に統合して管理する、タスクの進捗を口頭で確認するのではなくツールで共有する、案件情報をメールでやり取りせずに一箇所で管理するなど。これらのデジタル化は、業務のスピードアップとミスの減少、さらにはコスト削減と売上向上にもつながる大きな一歩です。

導入の手順・ポイント

デジタル化を導入するのは難しいと思われがちですが、実際には簡単に始められます。以下の3ステップでデジタル化の第一歩をスムーズに踏み出せます。

1. 現状の業務を見える化する まずは、今の業務がどのように流れているのかを「見える化」することから始めましょう。どの業務が時間を取っているのか、どの情報がどこで滞っているのか、問題点を可視化することが成功の鍵です。

   
   

2. デジタルツールを選定する 次に、kintoneのような業務効率化ツールを選び、業務の一部をデジタル化します。特に、タスク管理や情報の一元管理ができるツールを選定すると、後の運用がスムーズに進むでしょう。

   
   

3. 部分導入から始める すべてを一度にデジタル化しようとすると混乱を招くこともありますので、まずは売上集計やタスク管理など、効果が見えやすい部分からデジタル化を進めるのが賢明です。

   
   

効果

デジタル化を一部から取り入れることで、以下のようなメリットが期待できます。

実際に、多くの企業で業界にあまり関係なく、毎日やっているのは、売り上げを集計して見える化する作業 / バラバラな形式のデータを１つに統合する集計作業や作業状況を口頭で確認する、案件情報をメールで転送する、などの情報共有のためのやりとり、紙の書類やメールから欲しい情報を探す、顧客情報を見積書に転記する作業、紙からエクセルに転記する作業など、です。

01switchで支援した会社の調査データでは、集計、情報共有、検索、転記で日で、約3時間はかかっていました。これに労働日数、平均従業員時給で試算すると、コスト削減約110万円／年、売上換算なら460万円アップすることになります。

デジタル化の効果は思ったより大きなものになります。

まとめ

デジタル化は、一部の業務から始めるだけでも、想像以上の効果を発揮します。業務の見える化、適切なツールの選定、そして部分的な導入という3つのポイントを押さえることで、あなたの会社も業務改善への第一歩を確実に踏み出すことができます。デジタル化は「全体を変えること」ではなく、「効果が見える部分から変えていくこと」が成功の秘訣です。